Konferencje to często wybierana forma spotkań biznesowych i naukowych. Organizowane są one zarówno przez największe firmy i uczelnie, jak również przez niewielkie, działające lokalnie firmy. Jednak wiele osób nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, jak dużo wysiłku i załatwienia wielu spraw będzie wymagało zorganizowanie takiej konferencji. W praktyce wszystko powinno się zacząć od wybrania odpowiedniej sali, mogącej pomieścić wszystkich zaproszonych gości. Częstym błędem organizatorów jest zapraszanie większej liczby gości niż jest miejsc i liczenie na to, że ktoś nie dotrze. Jeśli jednak wszyscy zdecydują się przyjechać, to organizacyjna wpadka gotowa, znacznie lepiej będzie zabezpieczyć się przed tym już przy wyborze sali. Warto także zwrócić uwagę, szczególnie jeśli konferencja miałaby dłużej trwać, na jakość i wygodę krzeseł. Po kilkunastu godzinach spędzonych w pozycji siedzącej takie drobne kwestie zaczynają mieć kluczowe znaczenie dla zadowolenia i skupienia wszystkich uczestników. Przy dłuższych spotkaniach należy również zadbać o zaplecze gastronomiczne, tu do wyboru będzie albo skorzystanie z kuchni firmy wynajmującej salę, albo z zewnętrznego cateringu. Ważne jest tylko, żeby nie pozostawić uczestników na cały dzień jedynie o paluszkach, ciastkach i szklance wody, ale zapewnić im porządny obiad, po którym będą mieli dalej siłę aktywnie brać udział w spotkaniu. Dobrym miejscem na organizację konferencji, szczególnie jeśli będą się one wiązały z dłuższym pobytem, są różnego rodzaju hotele. Wiele z nich oferuje kompleksowe usługi, to znaczy posiada odpowiednie zaplecze do przeprowadzenia konferencji, a dodatkowo dla uczestników można zamówić noclegi i kompleksowe wyżywienie. W czasie szukania odpowiedniej sali warto zwrócić uwagę na kilka istotnych spraw, mogących mieć później duży wpływ na organizację. Sala powinna posiadać odpowiednie nagłośnienie i sprzęt multimedialny, konieczny powoli się też staje dostęp do sieci bezprzewodowej, z którego większość użytkowników zapewne będzie korzystać.
